Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
procedura PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ następczych
w Komendzie Powiatowej Policji w Nowym Targu, Komisariacie Policji w Rabce Zdrój, Komisariacie Policji w Szczawnicy, Komisariacie Policji w Czarnym Dunajcu, Komisariacie Policji w Jabłonce, Posterunku Policji w Łapszach Niżnych oraz Posterunku Policji w Krościenku nad Dunajcem
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Procedura zgłoszeń zewnętrznych stanowi realizację obowiązków wynikających
z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 – zwana dalej ustawą o sygnalistach) i służy do zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu tej ustawy oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Nowym Targu, Komisariacie Policji w Rabce Zdrój, Komisariacie Policji w Szczawnicy, Komisariacie Policji w Czarnym Dunajcu, Komisariacie Policji w Jabłonce, Posterunku Policji w Łapszach Niżnych oraz Posterunku Policji w Krościenku nad Dunajcem
§ 2. Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu przyjmowania informacji o naruszeniach prawa, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
§ 3. Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, zgłaszanych lub ujawnianych naruszeń prawa
w rozumieniu art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o sygnalistach.
§ 4 Do pozostałych kwestii nie objętych zewnętrzną procedurą ma zastosowanie wyżej cytowana ustawa.
Rozdział 2
Wewnętrzna komórka organizacyjna w ramach struktury KPP Nowy Targ upoważniona
do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
§ 5.1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa,
o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, w Komendzie Powiatowej Policji w Nowym Targu, Komisariacie Policji w Rabce Zdrój, Komisariacie Policji w Szczawnicy, Komisariacie Policji w Czarnym Dunajcu, Komisariacie Policji w Jabłonce, Posterunku Policji w Łapszach Niżnych oraz Posterunku Policji w Krościenku nad Dunajcem upoważnia się wyznaczonych funkcjonariuszy Policji z Zespołu ds. Dyscyplinarnych KPP Nowy Targ.
2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy funkcjonariuszy Zespołu ds. Dyscyplinarnych KPP Nowy Targ zgłaszający może przedstawić zgłoszenie bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Nowym Targu w sposób określony w § 6 ust. 7.
Rozdział 3
Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych przez sygnalistę
§ 6. 1. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Przykładowy wzór
druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
2. Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszenia ustnie lub pisemnie.
3. Zgłoszenie dokonywane ustnie odbywa się za pośrednictwem:
1) nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel: 47 83 46 414/417 dokonane może być
od poniedziałku do piątku w godz. 10:00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi
od pracy), z którego sporządza się protokół zgłoszenia zewnętrznego – załącznik nr 2.
2) bezpośredniego spotkania; zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu
zgłoszenia zewnętrznego.
4. W przypadku wyboru przez sygnalistę sposobu zgłoszenia poprzez bezpośrednie spotkanie, na jego wniosek, zgłoszenie ustne ma miejsce podczas takiego spotkania
w siedzibie KPP zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
W celu zachowania poufności tożsamości sygnalisty spotkanie takie organizowane jest
po uprzednim wyznaczeniu jego terminu, przy czym przy wyznaczaniu terminu preferowane jest skorzystanie z nr tel. 47 83 46 414/417.
5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu zgłoszenia przez jego podpisanie.
6. Zgłoszenie pisemne może być dokonane poprzez sporządzenie załącznika nr 1:
1) wysłanie na adres: Zespół ds. Dyscyplinarnych Komendy Powiatowej Policji w Nowym Targu, ul. Konfederacji Tatrzańskiej 1a, 34-400 Nowy Targ, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
2) doręczenie osobiste do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Nowym Targu, ul. Konfederacji tatrzańskiej 1a, 34-400 Nowy Targ, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak w pkt 1.
7. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy funkcjonariuszy lub pracowników Zespołu ds. Dyscyplinarnych, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:
1) wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Powiatowego Policji w Nowym Targu, ul. Konfederacji Tatrzańskiej 1A, 34-400 Nowy Targ, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
2) doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Nowym Targu, ul. Konfederacji Tatrzańskiej 1A, 34-400 Nowy Targ, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak w pkt 1.
8. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 6 i 7, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Nowym Targu do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.
9. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma tylko Komendant Powiatowy Policji w Nowym Targu lub jego zastępca oraz upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Nowym Targu osoby na każdym etapie postępowania.
10. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje w zgłoszeniu adres do kontaktu.
11. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.
12. Zgłoszenie zewnętrzne zawierające informacje o naruszeniu prawa dokonane przez sygnalistę, za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który przechowywany jest odpowiednio
w Zespole ds. Dyscyplinarnych Komendy Powiatowej Policji w Nowym Targu. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi - załącznik nr 3 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
13. Wpisy do Rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonują osoby upoważnione.
Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.
14. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub
po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Rozdział 4
Bezstronna wewnętrzna komórka organizacyjna lub osoba upoważniona
do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą
§ 7. 1. W ramach podejmowania działań następczych, dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji
o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.
2. Bezpośredni przełożony funkcjonariusza Policji jest obowiązany wyłączyć
go z weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość
co do bezstronności tego funkcjonariusza w danej sprawie.
3. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Zespołu ds. Dyscyplinarnych KPP Nowy Targ, Komendant Powiatowy Policji w Nowym Targu do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, wyznacza Naczelnika Wydziału Wspomagającego KPP Nowy Targ lub jego zastępcę.
4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Nowym Targu może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP lub KP czy PP do uczestniczenia w procesie działań następczych.
5. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącym przedmiotem zgłoszenia.
6. W przypadku stwierdzenia negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 5, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych, o czym informuje się zgłaszającego.
Gdy informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia
o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku, petycji, zażalenia, odwołania, apelacji może zostać przedstawiona właściwym organom
do rozpatrzenia w innym trybie z zachowaniem terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy o sygnalistach.
7. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,
o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nie należącej do zakresu działania tego organu – przekazuje się zgłoszenie do innego organu publicznego właściwego do podjęcia tych działań. Powyższe następuje w terminach i przypadkach określonych odpowiednio w art. 34 ust. 2, art. 40 ust. 2
i 41 ustawy o sygnalistach.
8. Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację
z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym
do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych został określony - w załączniku nr 4
do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Rozdział 5
Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi w innej formie
§ 8. 1. Zgłoszenia w innej formie, w tym listów, pism, wniosków, petycji, skarg,
e-maili, anonimów itp. nie będą rozpatrywane w trybie ustawy o sygnalistach.
2. Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, nie będą rozpatrywane według niniejszej procedury.
Rozdział 6
Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
wydania zaświadczenia
§ 9. 1. Zespół ds. Dyscyplinarnych KPP Nowy Targ, w terminie 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zewnętrznego potwierdza sygnaliście przyjęcie tego zgłoszenia - załącznik nr 5, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Zespołu ds. Dyscyplinarnych KPP Nowy Targ potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przesyła Naczelnik Wydziału Wspomagającego KPP Nowy Targ lub jego zastępca, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Na pisemne żądanie (wniosek) sygnalisty, organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o sygnalistach.
Rozdział 7
Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych
§ 10. 1. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych,
do podejmowania działań następczych są zobowiązane do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej
w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane
w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
2. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.
3. Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, w myśl art. 8 ust. 1 ustawy
o sygnalistach.
4. Postanowień, o których mowa w ust. 3, nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o sygnalistach.
5. Wzór oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz informacji
w ramach zgłoszenia naruszenia prawach został określony - w załączniku nr 6 do procedury zgłoszeń wewnętrznych/zewnętrznych.
Rozdział 8
Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej
§ 11. 1. Zespół ds. Dyscyplinarnych albo odpowiednio Naczelnik Wydziału Wspomagającego KPP Nowy Targ lub jego zastępca, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
2. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekazuje się sygnaliście
w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.
Rozdział 9
Ochrona sygnalisty
§ 12. 1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postepowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy o sygnalistach.
3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3) ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Rozdział 10
Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich
§ 13. 1. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO
od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja
w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.
Rozdział 11
Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Komendzie Powiatowej Policji w Nowym Targu, Komisariacie Policji w Rabce Zdrój, Komisariacie Policji w Szczawnicy, Komisariacie Policji w Czarnym Dunajcu, Komisariacie Policji w Jabłonce, Posterunku Policji w Łapszach Niżnych oraz Posterunku Policji w Krościenku nad Dunajcem wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024r.